Ondervind je problemen met mails die je naar je contacten verstuurd omdat deze in de spam map aankomen of wegens spam geweigerd worden? De oplossing hiervoor is helaas niet zo simpel doordat we vandaag de dag mailverkeer heel anders gebruiken dan waar het oorspronkelijk voor ontwikkeld was. Er kunnen diverse redenen zijn waarom een ontvanger je mails als spam binnen krijgt of zelfs weigert op grond van spam. In dit artikel bespreken we de meest voorkomende vormen en wat je hier aan kunt doen om de kans dat dit voorkomt zo klein mogelijk te maken.
Meest voorkomende oorzaken
Woordgebruik
Als je mails geweigerd worden op basis van de inhoud krijg je daar in de meeste gevallen een bericht over, maar dit hoeft niet altijd zo te zijn. Als je van de ontvangende server er reactie over krijgt dan zal dat zoiets zijn als "550 the content of this message looked like spam". Dit betekent dat de inhoud van je mail woorden of teksten bevat die sterk op spam lijken, het spamfilter van de ontvangende partij weigert je mail dan puur op basis van de inhoud.
Hieronder een aantal voorbeelden van woorden / onderwerpen die voor spam filters een reden kunnen zijn om je mail als spam te zien. Uiteraard is de context en hoeveelheid van het gebruik van het woord / onderwerp hier deels bepalend in. Je kunt online verschillende websites vinden die uitgebreidere lijsten hanteren. In essentie komt het erop neer dat je moet opletten welke woorden en onderwerpen je in je mails gebruikt en waar je de nadruk op zet.
- Gratis
- Korting
- Voordeel
- Speciale aanbieding
- Viagra
- Sexueel getinte zaken
- Drugs
- Medische behandelingen
- Bestel vandaag
- Dit is geen spam
- Abonneer
- Bespaar
Verkeerd ingestelde DNS
Het is mogelijk dat de ontvangende partij checks doet middels SPF en DKIM, dit zijn DNS records die jezelf voor je domein kunt beheren. Bij een shared hosting pakket en een domein wat via ons loopt wordt dit automatisch voor je ingesteld, eventuele wijzigingen dien je zelf te onderhouden. Cloud gebruikers dienen voor DKIM zelf hier de configuratie voor uit te voeren, ook SPF is onder eigen beheer.
Om te controleren welke punten in je mailverkeer verbeteringswaardig zijn kun je een test e-mail sturen naar een test adres op mail-tester.com. De uitkomst hiervan geeft aan op welke punten verbeterd kan worden, bij een simpel test mailtje zul je mogelijk wel minpunten krijgen omdat de tekst bekend is of dergelijke, dat kun je uiteraard negeren.
De meest voorkomende punten die eenvoudig opgelost kunnen worden zijn die SPF en DKIM records. Indien je bijvoorbeeld een eigen mailserver gebruikt i.p.v. die van Neostrada raden we aan om die middels een include toe te voegen aan je bestaande SPF record. Hiermee laat je ontvanger die hierop controleren weten dat die mailserver erkend is om te mailen via jou domein. DKIM kan daarnaast helpen als extra verificatie middel voor ontvangers.
Bij enkele ontvangers kan een DMARC ook helpen. Hoewel deze eenvoudig in te stellen is is het niet erg als deze ontbreekt, mail-tester geeft je er ook geen punten aftrek voor. Reden hiervoor is omdat DMARC niet erg veel gebruikt wordt.
Met de combinatie die hierboven genoemd staat kun je in de meeste gevallen de mail-tester succesvol doorlopen. In sommige gevallen worden er ook punten genoemd die over de inhoud of opmaak gaan. Het is raadzaam die adviezen op te volgen ook als ze niet veel punten aftrek geven. Bij een hoge mail-tester score is de kans dat mails om technische en inhoudelijke redenen als spam gezien worden in theorie laag.
De ontvangende partij blokkeert je domein
Het is mogelijk dat de ontvangende partij een zwarte lijst hanteert van domeinen die zij niet vertrouwen. Om te weten of dat het geval is kun je het beste eerst contact opnemen met je ontvanger of deze niet zelf je domein per abuis in het spamfilter gezet heeft (als hij/zij die mogelijkheid heeft), anders kan de ontvangende host of de e-mailbeheerder je daar mogelijk meer over vertellen.
In sommige gevallen geeft de ontvangende server hier ook een reactie over via het mail delivery system. Dit kan er o.a. uitzien als "550 Email blocked by ..." of "550-Message refused by spam filter".
IP reputatie
Indien je bij ons een Cloud / VPS afneemt is het mogelijk dat het ipadres van je server een bepaalde reputatie opgebouwd heeft bij ontvangende partijen die in het nadeel (of voordeel) werkt voor het ontvangen van e-mails vanaf je server.
De ip reputatie wordt door meerdere factoren bepaald, denk hierbij aan de inhoud van de doorsnee berichten, berichten die vaak in de spam geraken, de totale hoeveelheid van de verzonden e-mails, berichten die naar niet-bestaande e-mailboxen worden verzonden (dit is typisch gedrag van spammers). Dit alles wordt gebruikt om de reputatie van je ipadres te bepalen. Indien een ontvangende server naar deze reputatie kijkt kan deze bepalen om de mail al dan wel of niet te bezorgen bij de ontvanger.